Положение о коллегии Администрации города

ПОЛОЖЕНИЕ
о коллегии Администрации города Новочеркасска

 1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет правовой статус, порядок формирования и основные вопросы организации деятельности коллегии Администрации города Новочеркасска (далее – коллегия).
1.2. Положение о коллегии утверждается постановлением Администрации города.
1.3. Коллегия является совещательным органом, созданным при Администрации города Новочеркасска.
1.4. Организационное, документационное и протокольное обеспечение деятельности коллегии осуществляет организационный отдел Администрации города.
1.5. Коллегия в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ростовской области, законами и постановлениями Законодательного Собрания Ростовской области, Указами и распоряжениями Губернатора Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Ростовской области, Уставом муниципального образования «Город Новочеркасск», решениями Городской Думы города Новочеркасска, постановлениями и распоряжениями Администрации города, Регламентом Администрации города Новочеркасска, настоящим Положением.
1.6. Цели и задачи работы коллегии – принятие согласованных решений по:
актуальным вопросам социально-экономического развития города;
выработке перспективных направлений развития города;
повышению эффективности деятельности Администрации города и ее органов;
контролю за ходом и результативностью исполнения федеральных и областных законов, исполнения правовых актов Правительства Ростовской области, Губернатора Ростовской области, Администрации города;
определению процессов эффективного взаимодействия структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов Администрации города при выполнении стоящих перед ними задач по реализации принятых решений.
1.7. Для реализации возложенных на нее задач коллегия осуществляет следующие функции:
обеспечивает коллективное обсуждение, выработку рекомендаций и решений по актуальным вопросам социально-экономического развития города;
рассматривает проекты нормативных актов Администрации города по актуальным экономическим, социальным и политическим вопросам;
анализирует работу заместителей главы Администрации города, муниципальных учреждений и предприятий;
заслушивает отчеты руководителей отделов, управлений, комитетов Администрации города о достижении поставленных целей и полученных результатах;
обсуждает проекты программ и концепций, подготовленных отраслевыми (функциональными) органами и структурными подразделениями Администрации города;
рассматривает иные вопросы, требующие коллегиального обсуждения.

 2. Состав коллегии

2.1. В заседаниях коллегии на постоянной основе с правом решающего голоса участвуют:
глава Администрации города;
первый заместитель главы Администрации города;
заместители главы Администрации города;
управляющий делами Администрации города;
главный архитектор – начальник Управления архитектуры и градостроительства Администрации города;
председатель Комитета по управлению муниципальным имуществом Администрации города;
начальник юридического отдела Администрации города.
2.2. В заседаниях коллегии с правом совещательного голоса могут участвовать:
Председатель Городской Думы – глава города Новочеркасска;
Председатель Контрольно-счетной палаты города Новочеркасска;
Председатель Общественной палаты города Новочеркасска.
2.3. В заседаниях коллегии на постоянной основе участвует секретарь коллегии.
2.4. В заседаниях коллегии на непостоянной основе могу принять участие иные лица по приглашению членов коллегии с правом решающего голоса.
2.5. Председателем коллегии является глава Администрации города, заместителем председателя – заместитель главы Администрации города, курирующий финансовые вопросы. В период временного отсутствия председателя коллегии его функции выполняет заместитель председателя коллегии.
2.6. В случае принятия председателем коллегии или лицом, его замещающим, решения о внесении  изменений в настоящее Положение, подготовка проекта постановления о внесении изменений возлагается на секретаря коллегии.
2.7. Секретарем коллегии является сотрудник организационного отдела Администрации города, на которого эти полномочия возложены в соответствии с должностной инструкцией.
2.8. В период временного отсутствия секретаря коллегии его обязанности по поручению начальника организационного отдела Администрации города исполняет другой специалист отдела без освобождения от основных обязанностей.

 3. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии

3.1. Основной формой деятельности коллегии являются заседания.
3.2. Заседания коллегии проводятся по мере необходимости.
3.3. При необходимости могут проводиться выездные заседания коллегии.
3.4. Инициировать рассмотрение вопросов на заседании коллегии могут члены коллегии с правом решающего и совещательного голосов.
3.5. Инициатор оформляет в письменном виде и направляет свое предложение с указанием повестки дня заседания управляющему делами Администрации города для дальнейшего согласования с председателем коллегии или лицом, его замещающим, в рабочем порядке.
3.6. Дата и время заседания коллегии назначаются председателем коллегии или лицом, его замещающим.
3.7. Решение о рассмотрении вопроса на заседании коллегии принимается председателем коллегии или лицом, его замещающим.
3.8. Заседание коллегии считается правомочным, если в нем участвуют не менее половины от общего состава коллегии.
3.9. Заседания коллегии проводит председатель коллегии, в случае его отсутствия – заместитель председателя коллегии.
3.10. Члены коллегии лично участвуют в заседании коллегии, в случае отсутствия вправе представить свое мнение в письменном виде.
3.11. По решению председателя коллегии ее заседания могут быть закрытыми.
3.12. В случае необходимости, председатель коллегии может принять решение о перенесении даты проведения очередного заседания коллегии.
3.13. Оповещение и организация пропуска в Администрацию города лиц, приглашенных на заседания коллегии, возлагается на подразделение-исполнителя, ответственного за подготовку вопроса.
3.14. Оповещение о дате и времени проведения предстоящего заседания членов коллегии, лиц, принимающих участие в заседаниях коллегии на регулярной основе, лиц с правом совещательного голоса осуществятся за 2 дня до назначенной даты организационным отделом Администрации города посредством телефонограмм.
3.15. Приглашение средств массовой информации, по согласованию с управляющим делами Администрации города, осуществляет отдел информационной политики и общественных отношений Администрации города.
3.16. Отсутствие лиц из числа членов коллегии, или лиц, участвующих в заседаниях на постоянной основе, допускается по согласованию с председателем коллегии.
3.17. Регистрация приглашенных на заседание коллегии производится сотрудниками организационного отдела Администрации города. В случае большого количества приглашенных, к регистрации могут привлекаться специалисты служб-исполнителей, ответственных за подготовку вопроса.
3.18. Приглашенные на заседание коллегии лица присутствуют при обсуждении вопросов в части, их касающихся. С разрешения председателя коллегии они могут выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных документов.
3.19. Председатель коллегии открывает и закрывает заседания, информирует членов коллегии о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов повестки заседания коллегии (представляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результат голосования), оглашает запросы, справки, заявления и предложения.
3.20. Заседание коллегии начинается с уточнения повестки дня и порядка его проведения.
3.21. Время для докладов устанавливается в пределах 10-15 минут, для содокладов – до 5 минут, для выступления в прениях, сообщений и справок – до 3 минут. В необходимых случаях председатель коллегии может изменить время для выступлений.
3.22. Аудиозапись, видео- и фотосъемка заседаний коллегии осуществляются по согласованию с председателем коллегии.
3.23. В ходе слушанья вопросов возможна трансляция видео- и фотоматериалов, сопровождающих выступление.
3.24. В ходе заседания коллегии специалистом отдела информационной политики и общественных отношений Администрации города ведется аудиозапись.

 4. Подготовка материалов для рассмотрения на заседании коллегии

4.1. При подготовке проектов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (приложение – 14 пт), одинарный междустрочный интервал. Текст излагается от третьего лица единственного числа.
4.2. В проекте повестки дня указывается: дата и время проведения заседания, перечень рассматриваемых вопросов, должностные лица, ответственные за их подготовку.
4.3. Проекты решений коллегии должны:
иметь краткое, ясное и четкое изложение сути вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целям и задачами;
содержать пункт о возложении контроля исполнения на члена коллегии.
4.4. Руководители подразделений-исполнителей, на которых возложена подготовка вопроса, несут ответственность за соблюдение порядка подготовки, определенного ответственным должностным лицом, требований к оформлению и согласованию документов.
4.5. Подразделение-исполнитель готовит к заседаниям коллегии по обсуждаемому вопросу следующие материалы: проект решения коллегии; текст (тезисы) доклада; справку (справочный материал) (в случае необходимости); проект правового акта, планируемого к выпуску по итогам рассмотрения вопроса (в случае необходимости); список лиц, приглашаемых на заседание коллегии; порядок слушания вопроса; иные документы.
4.6. Подготовленные исполнителями проекты решений коллегии визируются ответственными должностными лицами, курирующими направление работы, начальником юридического отдела Администрации города, управляющим делами Администрации города.
4.7. Проекты решений коллегии, предусматривающие выделение средств бюджета города, подлежат обязательному согласованию с Финансовым управлением Администрации города.
4.8. В случае отказа в согласовании проекта решения, наличия принципиальных разногласий или отказа в реализации замечаний, к пакету документов прикладывается мотивированное обоснование отказа, с перечнем замечаний или предложений, за подписью ответственного должностного лица.
4.9. В случае наличия в проекте решения поручений в адрес должностных лиц или структурных подразделений Администрации города должностное лицо, ответственное за подготовку проекта решения, обязано согласовать его в установленном порядке с соответствующими руководителями и обеспечить их участие в заседании коллегии.
4.10. Графические, табличные и видеоматериалы, на которые имеются ссылки в докладе (справке), прилагаются в полном объеме.
4.11. Необходимость принятия по итогам коллегии постановления или распоряжения Администрации города оформляется отдельным поручением в проекте решения коллегии, рабочий проект соответствующего правового акта прилагается.
4.12. Список лиц для участия в заседании формируется подразделением-исполнителем с учетом присутствия представителей всех заинтересованных структур.
4.13. Порядок слушания вопроса составляется подразделением-исполнителем и содержит: точную формулировку вопроса, Ф.И.О. (полностью) и должность докладчика, при необходимости – содокладчика, время выступления каждого докладчика, планируемое время обсуждения вопроса.
4.14. Сформированный пакет документов к вопросу предоставляется подразделением-исполнителем в организационный отдел Администрации города на бумажных носителях и в электронном виде не позднее, чем за 7 дней до назначенной даты заседания.
4.15. Документы, подготовленные с нарушением (по форме или содержанию) предъявляемых требований, или представленные не в полном объеме, организационным отделом Администрации города не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку для устранения недостатков.
4.16. Окончательный срок представления доработанных материалов определен не позднее 3 дней до планируемой даты заседания. В случае непредставления в срок материалов после доработки, управляющий делами Администрации города докладывает об этом председателю коллегии, после чего он принимает решение: о снятии вопроса с повестки дня, переносе рассмотрения на другой срок, приеме документов с нарушением срока.

 5. Подготовка и рассылка пакета документов к заседанию коллегии

5.1. В соответствии с наличием подготовленных материалов, писем о снятии или переносе вопросов, организационный отдел Администрации города корректирует повестку дня (приложение № 1) и формирует пакет документов к заседанию коллегии.
5.2. Пакет документов к заседанию коллегии состоит из:
повестки дня заседания (приложение № 1);
материалов по каждому рассматриваемому вопросу.
5.3. В повестке дня указывается: дата и время проведения заседания, время рассмотрения каждого вопроса, название вопроса, фамилия, имя, отчество, должность докладчика, в случае необходимости – содокладчика.
5.4. Первый экземпляр документов предстоящего заседания коллегии представляется председателю коллегии.
5.5. Предоставление материалов или ознакомление с документами коллегии лиц, приглашенных на рассмотрение вопросов, осуществляет подразделение, ответственное за подготовку вопроса.

 6. Порядок принятия, оформления решений коллегии, составления протокола заседания

6.1. Проекты решений коллегии и прилагаемые к ним документы выносятся на рассмотрение в соответствии с порядком, определенным повесткой дня заседания коллегии.
6.2. Решения коллегии по каждому обсуждаемому вопросу принимаются простым большинством голосов от общего количества присутствующих членов коллегии и лиц, имеющих право голоса.
6.3. Проекты решений, рассмотренных на заседаниях коллегии, дорабатываются с учетом поступивших замечаний и дополнений ответственными должностными лицами в течение 3-х рабочих дней (или иной, установленный коллегией срок) после заседания и представляются в организационный отдел Администрации города.
6.4. Решения коллегии по организационным, процедурным и контрольным вопросам вносятся в протокол заседания коллегии. Содержащиеся в них предписания (поручения) подлежат обязательному исполнению в установленном порядке.
6.5. Решения коллегии оформляются организационным отделом Администрации города на бланках установленного образца (приложение № 2) с соблюдением последовательности нумерации с начала и до конца календарного года и направляются на утверждение председателю коллегии вместе с проектами решений коллегии.
6.6. Решения коллегии размещаются в системе межведомственного электронного документооборота «Дело», и, в случае наличия в них конкретных поручений и сроков исполнения, ставятся на контроль.
6.7. В течение 15 рабочих дней после заседания составляется протокол на бумажном носителе по определенной форме (приложение № 3) и направляется на подпись управляющему делами Администрации города.

 7. Обеспечение деятельности коллегии

7.1. Секретарь коллегии:
7.1.1. Оказывает необходимую организационно-методическую помощь подразделениям-исполнителям.
7.1.2. Принимает материалы к заседаниям коллегии, дает рекомендации по устранению недостатков.
7.1.3. Формирует и ведет электронную базу документов коллегии.
7.1.4. Организует и ведет работу по контролю за исполнением поручений протоколов коллегии.
7.1.5. Обеспечивает сохранность документов коллегии.
7.1.6. Обеспечивает подготовку зала к проведению заседания коллегии.
7.2. Контроль за исполнением решений коллегии осуществляют должностные лица, назначенные ответственными за их реализацию.
7.3. К подготовке и проведению заседаний коллегий, их документальному оформлению, финансовому и материально-техническому обеспечению в необходимых случаях по решению председателя коллегии или запросу управляющего делами Администрации города, могут привлекаться другие соответствующие органы Администрации города.